Uitgebreide offertes

stripe

 

Offerte

Het maken van een goede offerte is de basis voor een opdracht. Vaak worden offertes in word en excel gemaakt en de kans op fouten en aanpassingen is groot. Dergelijke fouten kunnen grote gevolgen hebben.

OFB heeft hier in haar toepassingsgebied maar al te vaak voorbeelden van gezien. Het is ook niet zo gemakkelijk gebleken om, zeker bij grotere projectoffertes, de wijzigingen en aanpassingen ook in uw ERP systemen vast te houden zodat dit ook voor de werkvoorbereiding, projectorganisatie, administratie inzichtelijk en cnsistent blijft tot en met de laatste aanpasing.

Het betekent feitelij dat alle aanpassingen in een offerte real time voor alle betrokkenen inzichtelijk moeten blijven.

OFB heeft hiervoor een oplossing gevonden door een offerte volledig vanuit het OFB systeem op te bouwen en te kunnen aanpassen.

Met dit systeem wordt een offerte als volgt opgebouwd:

  • Per klant kan één of meerdere sjablonen worden aangemaakt die specifiek voor die klant kunnen worden ingericht.
  • ZO’sjabloon bestaat uit zogenaamde ‘contentblokken’ die een basis tekst kan bevatten maar maar met de ingebouwde tekst editor gemakkelijk kunnen worden aangepast. Dergelijke aanpassingen zijn direct voor iedere betrokkene zichtbaar.
  • De offerte haalt de prijzen op uit uw systeemdatabase en deze kunnen weliswaar gewijzigd worden maar zijn dan ook weer direct in uw systeem geregistreerd.
  • In het sjabloon van de offerte zijn ook de voorwaarden en condities (levering, betaling, geldigheid en dergelijke op te nemen zodat deze altijd eenduidelg zijn en niet ‘vergeten’ worden.
  • In de offerte kunnen naast tekst ook diverse bestande of media worden opgenomen en kan de prijsstelling naar eigen inzichten worden gestructureerd.
  • Er kunnen standaard bijlagen (algemene- of licentievoorwaarden, AVG, SLA etc) worden opgenomen in het sjabloon.
  • Middels uitgebreide rechteninstellingen kan fijnmazig worden bepaald wie welke zaken mag aanmaken, wijzigen of alleen lezen.
  • De offerte kan volledig op de klant worden ‘gepersonaliseerd’ zonder de basis structuur te verliezen of aan te tasten

Hiermee kunnen offertes uit uw systeem gegenereerd in zowel word of pdf bestanden. Wij adviseren pdf bestanden zodat de output niet gewijzigd kan worden. Mocht toch een word bestand worden gegenereerd en mochten daarin wijzigingen worden doorgevoerd die niet in het systeem worden doorgevoerd dan is dat direct duidelijk.

Hiermee heeft u maximale flexibiliteit in offertes maar wel een beheerst systeemstructuur

 

Met het nieuwe OFB offertesysteem vergroot u niet alleen uw verkoopkansen

Ook voor het gehele vervolgtraject biedt OFB u een oplossing. Van opdrachtbevestiging, tot inkooporder, projectdocumentatie, planning, assemblage- en leverbonnen en indien gewenst tot en met de facturatie en het verdere proces.

Maar OFB beschikt ook over een financiële administratie functionaliteit op het niveau van alle bekende financiele pakketten, maar door de verwevenheid met de eerdergenoemde functioanliteiten biedt OFB u een betere grip op al uw bedrijfsprocessen.
Mocht u al over een bestaand financieel pakket beschikken en voelt u er niet voor om over te stappen dan zijn er ook koppelingen mogelijk met diverse standaard boekhoud-pakketten zoals Exact en Twinfield.

Is uw interesse gewekt? Vraag hier meer informatie aan.

informatie aanvragen